Votre organisation vit plusieurs changements et vous ne savez pas comment vos employés réagiront face à tous ces chamboulements ? Il est important, à titre de gestionnaire, d’être en mesure de bien accompagner vos employés lors de situations difficiles, car ils se retourneront vers vous pour y faire face. Vous devez donc leur permettre de bien composer avec la gestion du changement et ainsi vous assurer que votre équipe restera engagée.
Mais qu’est-ce que la gestion du changement exactement ?
La gestion du changement (GDC) est une approche qui consiste à gérer les changements qui impacteront les personnes et l’organisation. Tout changement oblige les gens à changer leurs habitudes, d’où l‘objectif de la gestion du changement, soit de s’assurer que les gens ne reviendront pas à leurs anciennes habitudes, lorsque le changement sera mis en œuvre. Le changement n’est généralement pas implanté sans une baisse initiale de performance, donc l‘objectif de la GDC est de réduire l’intensité et la durée de cette baisse. Avec cette approche, on tente donc de s’assurer que les transformations à venir se dérouleront avec les résultats souhaités, soit l’acceptation des changements par tous et l’adaptation de ceux-ci dans leur quotidien.
5 étapes essentielles pour une gestion du changement réussie
Ceci étant dit, vous vous demandez comment vous pouvez concrètement accompagner vos employés dans la gestion du changement ? Nous utiliserons le modèle ADKAR de Prosci pour vous proposer des pistes de solution.
Tout d’abord, le modèle ADKAR suppose que les organisations peuvent seulement changer si les individus changent. D’où l’importance de s’assurer que chacun des membres de vos équipes s’engage dans la réussite de ces changements, mais pour y arriver, vous devrez vous aussi vous engager. Le modèle ADKAR propose une approche qui vous permettra d’accompagner vos employés à travers cinq phases nécessaires pour une gestion du changement réussie. Voici donc ces phases :
1 – CONSCIENCE (AWARENESS)
La première phase consiste à travailler pour que les employés soient au courant du changement. Par exemple, en organisant une rencontre au cours de laquelle le président pourra s’exprimer sur les raisons qui ont motivé la nécessité de ces changements. Cette rencontre peut d’ailleurs être tenue via un webinaire, si vos employés sont à différents endroits. Puis, il est important de toujours offrir une façon pour les employés de pouvoir partager leurs opinions. Donc, durant cette rencontre, une période de questions serait appropriée. D’ailleurs, des sondages sont souvent prévus tout au long du projet de changement pour sonder les employés, afin de valider leur compréhension et recueillir leurs préoccupations.
2- DÉSIR (DESIRE)
Il faut s’assurer que les employés comprennent les raisons du changement et soient en mesure d’identifier les bénéfices pour eux. Si nous reprenons l’exemple du premier point, durant cette rencontre, il sera important que le président justifie clairement les changements en faisant un lien avec les bénéfices directs pour les employés, et non pas seulement les bénéfices pour l’organisation. Ce qui permettra aux employés, dès le départ, de réaliser qu’ils ont peut-être beaucoup à gagner avec ce changement et seront probablement plus réceptifs pour la suite. Puis, les gestionnaires doivent s’assurer d’entretenir, en continu, un dialogue ouvert avec les employés afin de toujours avoir le pouls du terrain.
3- CONNAISSANCE (KNOWLEDGE)
Les employés doivent aussi avoir en leur possession les connaissances et les informations nécessaires pour effectuer ces changements. Il est donc important, dès le départ, de prévoir des sessions d’informations servant à tenir au courant les employés des prochaines étapes, des rencontres auxquelles ils devront participer et d’y préciser le « quand », « où » et « pourquoi » pour chaque rencontre. Il peut aussi être intéressant de créer un document avec toutes ces informations réunies, qui sera mis à la disposition des employés. De cette façon, il n’y aura pas de surprise et les employés seront à quoi s’attendre. De plus, un outil tel qu’un forum pour permettre aux employés de poser toutes leurs questions, à cette étape, serait intéressant. Ils pourront donc valider leur compréhension et permettra aussi à la direction de détecter les éléments moins bien compris.
4- HABILETÉ (ABILITY)
Ils doivent aussi avoir les ressources, la formation et le temps nécessaire pour expérimenter. Il sera donc essentiel de prévoir des séances de formation et de libérer du temps dans l’agenda de tous les employés impactés par les changements. De plus, former des comités d’employés, dont le but est d’identifier ce dont ils ont besoin pour adopter les changements, permettra de s’assurer que tous développent l’ensemble des habiletés nécessaires. Dans l’exemple mentionné au point précédent, le forum pourrait aussi servir à la formation, pour que les employés puissent poser leurs questions sur les éléments moins bien compris et cela pourrait aussi leur permettre de s’entraider.
5- RENFORCEMENT (REINFORCEMENT)
Et finalement, ils doivent obtenir de la reconnaissance pour leurs efforts et un suivi continu des changements doit être mis en place. Une fois les changements mis en place, il peut être intéressant d’organiser une activité de reconnaissance pour souligner les efforts des employés, et lors de laquelle ils pourront aussi s’exprimer sur les impacts positifs apportés par ces changements. D’ailleurs, pour récolter les avis, un sondage pourrait être une bonne façon de détecter ce qui a bien fonctionné et ce qui a moins bien fonctionné. Et ce sera le moment parfait pour que les gestionnaires puissent évaluer si des ajustements sont nécessaires.
Les risques d’une mauvaise gestion du changement
Maintenant que nous avons fait le tour des étapes essentielles pour une bonne gestion du changement, il semble important de mentionner que ces étapes sont justement essentielles car sans gestion du changement, des risques considérables pourraient survenir. Nous vous en présenterons donc quelques-uns.
Des projets qui n’aboutissent pas
Au niveau des projets, les risques sont principalement la résistance, la mise sur pause des projets, des projets retardés parce que les ressources nécessaires n’ont pas été mises à disponibilité ou bien que des obstacles inattendus surviennent, ce qui pourrait même mener jusqu’ à l’annulation complète du projet. Ce qui aurait pour effet de ne pas respecter les budgets des projets, de ne pas respecter certaines étapes essentielles et donc de ne pas arriver à livrer les projets dans les délais prévus.
Des employés démobilisés
Au niveau de l’organisation, les risques sont principalement d’avoir des impacts sur les clients, sur les fournisseurs, de vivre une baisse de motivation, plus de stress pour les employés, de la confusion et de la fatigue. Tous des éléments qui laisseront un sentiment d’échec et qui ne donneront pas le goût aux employés d’embarquer dans un nouveau changement, le temps venu!
Alors, pour éviter que vos équipes et l’organisation subissent ces conséquences, assurez-vous de garder en tête les cinq phases essentielles du modèle ADKAR, qui rappellent l’importance de bien communiquer les changements à venir, les moyens utilisés pour les soutenir, l’importance du dialogue et l’importance de faire un suivi une fois que les changements ont été implantés. De cette façon, vos équipes et l’organisation profiteront des impacts positifs de la gestion du changement, soient une motivation plus accrue, des améliorations positives sur leur quotidien, plus d’efficacité, des projets livrés à temps, etc. Puis, tous ces impacts positifs feront en sorte que ce sera un succès autant pour eux, que pour vous et pour l’organisation.