À mon sens, l’intelligence collective résulte de la qualité des interactions entre les gens et elle représente ce qui émerge de la multiplication des idées, plutôt que de leur addition. Lorsqu’elle sert un but commun, l’intelligence collective est un outil puissant! Comment la faire émerger et lui faire de la place au sein de notre équipe et de notre organisation? D’abord, avons-nous un but commun clair et partagé et comment peut-il se traduire en en objectifs opérationnels? Aussi, nous explorerons comme la délégation de rôle peut être un outil pertinent pour stimuler l’intelligence collective.
Avoir un objectif commun clair et partagé
Notre « destination », notre mission, nos objectifs d’équipe ne sont pas toujours clairs. Cela fait en sorte que chacun se concentre sur ses seuls intérêts personnels, qui eux ont le mérite d’être plus clairs! Si notre vision d’équipe manque d’alignement, nous tenterons de répondre à nos interrogations par nous-mêmes et, de ce fait, de donner un sens à ce que nous faisons.
Il existe plusieurs façons de désigner une vision et une direction claires. Je privilégie l’approche démocratique, où un maximum d’implication des membres de l’équipe est sollicitée pour définir la vision. Dans un tel contexte où nous définissons ensemble la vision, l’objectif commun, chaque membre de l’équipe est en mesure de lui donner vie de façon plus vibrante que si elle lui avait été proposée ou pire, imposée.
J’ai réalisé une entrevue avec Chantal Doré, Vice-présidente principale TI, gestion de projets et administration chez Fonds de solidarité FTQ. Chantale est très inspirée actuellement par la raison d’être du Fonds, créé en 1983, justement dans un contexte de crise économique. ‘’Dans le contexte de la pandémie, notre raison d’être prend un essor encore plus grand dans l’accompagnement des épargnants et dans les rachats. Comme joueur économique important dans la société, ça nous donne un contexte d’intervention énergisant, on travaille pour les gens, pour des entreprises, pour la société québécoise, c’est d’autant plus mis en valeur dans le contexte difficile actuel’’. Pour elle ‘’l’intelligence collective des derniers mois a été teintée de notre intelligence émotionnelle plus grande, d’une approche plus intégrée, nous avons amené ‘’nos personnes’’ encore plus que nos compétences pour gérer la crise’’.
Traduire la vision en objectifs opérationnels
Gérer la coopération vers un but commun, passer du « je » au « nous » en tant qu’équipe, en cohérence avec une vision d’entreprise, est un défi de tous les jours pour toute équipe.
Souvent, comme gestionnaire, nous avons une vision assez claire de notre destination, et nous pensons que c’est aussi clair pour les autres personnes. Nous oublions trop souvent d’expliquer comment la vision peut se traduire dans les opérations. Est-ce que nous nous assurons d’en discuter suffisamment? D’expliquer ce qu’elle veut dire pour chaque secteur et chaque personne en lien avec ses opérations quotidiennes? Qu’est-ce que les équipes devraient accomplir en priorité pour atteindre notre objectif commun? Un exercise intéressant est de faire un tour de table, en équipe, pour s’assurer que chaque membre soit en mesure d’intégrer ce que la vision veut dire pour lui/elle et pour leurs équipes.
J’ai demandé à Chantal comment elle implantait concrètement sa vision, l’objectif commun. Elle m’a partagée : ‘’Quand je reçois un ordre du jour pour une réunion, je me demande d’abord comment les points affectent mon équipe, mes projets. Ensuite, je fais un deuxième tour de roue de l’agenda en me demandant quel est l’impact pour le Fonds, pour le futur du Fonds et je m’écris des questions générales. Il ne faut pas se fixer les barrières de pouvoirs par secteurs mais plutôt penser pour le bien de l’équipe. Il faut adresser les bons sujets partagés, pour avoir les discussions. Je ne parle pas de mon terrritoire, je me permets d’élever mon hélicoptère pour me demander : sommes-nous alignés aux objectifs d’entreprise, sur la vision des secteurs? Comment on positionne nos décisions dans leur contexte?’’ On entend la grande force de Chantale de travailler constamment dans l’intérêt du de son organisation.
Utiliser la délégation de rôles
Pour travailler en cohérence avec notre vision et faire émerger notre intelligence collective en réunion, je vous partage un de mes outils préférés, la délégation de rôles au fil des rencontres. Distribuer les rôles permet au leader et à chaque membre de l’équipe d’adopter différentes postures et perspectives.
Voici des exemples, parmi les rôles que je propose :
- Le gardien du focus et du temps : il s’assure que tout le monde reste focalisé sur l’objectif à atteindre et gère le temps.
- L’observateur : il donne de la rétroaction sur les comportements observés, sur la dynamique d’équipe et invite les gens à dire le fond de leur pensée. Il remarque lorsqu’il y a des malaises et invite les gens concernés à exprimer les non-dits.
- Le Challenger: il invite le groupe à sortir de sa zone de confort et à envisager des scénarios contraires ou improbables.
- Le solidaire « en action » : il s’assure qu’après un débat, on identifie un geste concret à poser, avec un responsable, un échéancier, et que tous soient solidaires.
Vous pouvez les adapter et en ajouter! Devant l’équipe, nous adoptons généralement notre rôle naturel, de par notre personnalité et notre bagage. La distribution et la variation des rôles d’une rencontre à l’autre nous forcent à lâcher prise sur notre objectif personnel pour contribuer au projet collectif. Elles incitent à la pleine participation, à la stimulation, à la mobilisation, à l’ouverture, à l’autonomie, aux remue-méninges permettant de déboucher sur des solutions, des décisions et des points de suivis.
Chantale aborde comment la délégation de rôles a enrichi sa contribution à ses réunions d’équipe. ‘’Je sous-estimais les rôles, mettre les différents chapeaux permet d’élever l’hélicoptère, de poser des questions, de travailler pour tous les chapeaux des secteurs, poser des questions structurantes pour amener la conversation à un autre niveau. J’ai maintenant une grande boîte à chapeaux qui m’apportent des perspectives différentes. Je nomme maintenant l’éléphant dans la salle, je vais chercher l’autre, surtout à distance, il faut sentir ce qui se passe dans la salle toi. Tu en penses quoi? J’aimerais t’entendre, as-tu des préoccupations? Ça ouvre sur une perspective nouvelle et ça permet d’éviter que les gens parlent après coup ou se textent en réunion. Elle conclut souvent en validant l’alignement de l’équipe autour de la table en reformulant ‘’si j’ai bien compris’’, ce qui permet de rajuster le tir au besoin.
Et vous, comment faites-vous appel à l’intelligence collective de votre comité de gestion lors de la prise de décision? Quelle sont vos façons de la faire émerger et de l’aligner au service de votre objectif commun?
Comme toujours, je vous invite à être inspirés et à vous laisser inspirer
Cloé Caron
Présidente-fondatrice d’o2coaching