Par Anik Desjardins, CRHA, ACC, coach certifiée
Avez-vous parfois l’impression que vos réunions d’équipe sont moins productives que ce que vous souhaitez? Qu’elles génèrent peu d’interactions, peu de créativité, peu d’actions ou de décisions concrètes encore plus avec certains des membres de l’équipe à distance? Avez-vous parfois l’impression de formalités, de politesses et de non-dits? Vous souhaitez voir davantage l’implication des gens et tirer le maximum de votre temps passé ensemble? Je vous propose des moyens simples et efficaces afin de rendre vos rencontres d’équipe hautement interactives et productives.
Je reçois souvent ces commentaires de la part de gestionnaires, surtout depuis la dernière année, avec des réunions qui se tenaient principalement à distance. L’informel est devenu moins présent et on sent un besoin de repenser la façon dont nous tenons nos rencontres d’équipe pour les dynamiser. En présence, à distance ou en hybride, comment faire en sorte que vos rencontres d’équipe fassent émerger l’intelligence collective?
Je vous partage quelques pratiques simples, inspirées de ma pratique en facilitation et en coaching de groupe, qui peuvent vous être utiles comme gestionnaire. Elles s’appliquent autant en présence qu’en vidéoconférence, en petite et en grande équipe.
- Implanter un « check-in »
Comment commencez-vous vos réunions? Quel ton donnez-vous à la conversation par votre première interaction? Comment interpellez-vous vos participants d’entrée de jeu, afin qu’ils fassent partie de la conversation? Le check-in est une activité d’accueil qui permet, entre autres, de donner la parole à tous et de créer de la confiance pour s’exprimer. Il peut aussi, selon son orientation, jauger l’état d’esprit de l’équipe et permettre d’atterrir pleinement présent en laissant les préoccupations de côté. Une activité de « check-in » peut être informelle, avec une simple question telle que « Comment ça va? » ou « Quel mot décrit l’état d’esprit dans lequel vous arrivez? ». Votre « check-in » peut aussi être orienté sur le thème de votre réunion comme « Que souhaitez-vous que nous accomplissions pour notre rencontre aujourd’hui? » ou permettre une opportunité de reconnaissance « Quelle est votre célébration de la semaine? » Expérimentez des « check-ins » selon votre intention, soyez créatifs et définissez vos questions ou activités en fonction du temps que vous souhaitez y consacrer. Vous remarquerez l’impact positif très rapidement.
- Repenser votre ordre du jour
Ça semble assez de base, j’en conviens! Je suis pourtant encore surprise de constater que des gestionnaires n’ont pas d’ordre du jour ou encore fonctionnent avec le même ordre du jour, pendant des années, sans l’avoir remis en question ou l’avoir fait évoluer. Votre ordre du jour pourrait-il bénéficier d’une actualisation en fonction des besoins de l’équipe? Je vous invite donc, si vous ne l’avez pas fait récemment, à vous poser les questions suivantes : En quoi mon ordre du jour contribue-t-il à répondre aux besoins de performance de l’équipe? Quels sont nos objectifs de rencontre? À quelles questions veut-on répondre? En quoi l’ordre du jour permet une balance optimale entre des conversations opérationnelles et stratégiques? D’ailleurs, pourquoi ne pas aborder ces questions avec votre équipe? Les gens savent ce dont ils ont besoin, leur faire de la place en les écoutant afin qu’ils contribuent à repenser votre agenda de rencontre est une belle avenue à explorer.
- Se donner des normes d’équipe
Comme le « check-in », se donner des normes d’équipe sur les comportements que nous souhaitons avoir en réunion est un outil précieux pour créer de la confiance et de l’efficacité. Se donner une norme comme « le contenu de nos échanges en rencontre demeure confidentiel » ou encore « se donner le plein droit à l’imperfection » peut permettre de favoriser un climat d’échange sécuritaire. Se donner une norme telle que « tous les points de vue ont leur place » ou encore « les opinions divergentes sont bienvenues » peut favoriser la prise de risque et l’inclusion. Des normes sur l’utilisation de l’électronique et des temps de pause peuvent favoriser la pleine présence. Encore une fois, l’exercice de donner des normes d’équipe prend toute sa valeur quand il est réalisé avec l’équipe. En proposant et en acceptant des normes ensemble, il sera plus facile d’y adhérer et de se ramener à l’ordre au besoin.
- Poser des questions plutôt que donner des consignes
Beaucoup de réunions servent à partager de l’information. C’est utile, il faut partager. Cela dit, pour enrichir la conversation, pour regarder les problèmes sous différents angles et trouver des solutions innovantes, dont on a besoin pour performer en équipe, on a avantage à initier et à encourager des échanges riches, vrais, stimulants. J’ai entendu un président d’entreprise dire qu’en rencontre d’équipe, il s’efforçait consciemment de parler toujours en dernier sur les sujets discutés pour ne pas influencer la conversation. Poser des questions sur les enjeux importants plutôt que de donner des directives et des réponses et parler en dernier vous mette nécessairement dans une posture d’écoute et d’interactions qui favorise l’échange.
- Alterner l’animation
La plupart du temps, les gestionnaires se retrouvent à jouer le rôle de l’animateur de réunion tout en donnant le sens de direction, en se donnant un rôle de challenger l’équipe, d’observer, de gérer le temps et le focus de la rencontre. En se faisant, les gestionnaires-animateurs portent plusieurs chapeaux et il est plus difficile de développer une perspective globale et stratégique sur le cours des conversations. Alterner l’animation permet de déléguer son chapeau d’animateur pour devenir participant à part entière. Une telle pratique permet au gestionnaire la prise de recul et de perspective sur les enjeux pendant la rencontre. Pour l’équipe, elle permet de développer les aptitudes des participants en facilitation en plus de favoriser l’implication de tous, créant de l’engagement.
Vous souhaitez aller plus loin? Vous pouvez déléguez plusieurs rôles, pas juste l’animation. Pourquoi pas nommer un gardien du temps et du focus? Un challenger? Un observateur? L’idéal est d’alterner les rôles d’une rencontre à l’autre, permettant de développer des postures qui sont moins naturelles pour les gens et favorisant la participation active de tous.
En cette fin d’année, c’est le moment idéal pour planifier un changement à votre façon d’opérer vos réunions, dès janvier prochain. En quoi cela pourrait renforcer votre dynamique et efficacité d’équipe? Ces pratiques peuvent être implantées progressivement, vous pouvez les tester et en constater l’impact. À la base, ça vous demandera de créer un climat d’ouverture et d’expérimentation qui donnera certainement le ton aux membres de l’équipe pour oser faire autrement.
Pour cet automne, je vous souhaite, entre autres, de bonnes réunions productives!